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6 Dicas valiosas para gerenciar um time remoto

Por 17 de março de 2019 Sem Comentários

Você pode até tentar resistir, mas está surgindo uma nova forma de se relacionar com o trabalho que não pode ser ignorada.

Uma pesquisa da AfterCollege mostrou que 68% dos profissionais da geração millenial têm o interesse em empresas que oferecem modalidades de trabalho remoto. Uma outra pesquisa, do The New York Times, evidenciou que atualmente cerca de 43% dos americanos já trabalham pelo menos alguns dias nesse modelo.

Nas próximas linhas vou te contar um pouco da nossa experiência aqui no Studio Createam gerenciando times que trabalham remotamente desde a época que éramos apenas Eugência, até depois, quando nos tornamos uma agência de Marketing Digital que não perdeu a essência e continua entendendo a importância e as vantagens de apostar em times remotos.

As vantagens de utilizar times remotos

Dentre as principais vantagens de gerenciar times que trabalham a distância, podemos elencar algumas principais:

  • Economia de recursos;
  • Agilidade de contratação;
  • Possibilidade de trabalhar com profissionais de qualquer lugar;
  • Escalabilidade;
  • Diversidade de ideias, culturas e experiências.

Ter times remotos garante uma grande economia de custos, afinal você não precisará dispor de espaço, materiais, ou recursos para que estas pessoas desenvolvam seus trabalhos.

Sua agência pode, inclusive, trabalhar com contratos fechados e mais dinâmicos, sem a necessidade de contratação através da CLT. Dessa forma, é muito mais fácil encontrar novos profissionais, criar uma equipe de trabalho e, até mesmo, desligar aqueles que não estão apresentando um bom resultado.

Essa facilidade de contratação também permite que você possa buscar os melhores profissionais em qualquer lugar. Questões geográficas não são mais limitantes. Se você precisa de um design especializado em desenho 3D e não encontra em sua região, pode contratar um do outro lado do mundo para trabalhar no seu projeto.

Além disso, você também ganha escalabilidade. Sua agência de Marketing Digital pode ter diversos clientes e você pode ir criando equipes remotas para lidar com cada um deles. Não é preciso que você faça tudo e nem que contrate diversas pessoas para a sua equipe permanentemente. Você pode começar um negócio mais facilmente e escalar de maneira rápida e eficiente.

Por fim, você pode acrescentar ao seu time pessoas que moram em diversas partes do Brasil e do mundo, favorecendo a conexão entre culturas e ideias diferentes, o que é essencial para negócios criativos, onde a bagagem cultural dos integrantes faz toda a diferença!

Como eu faço para gerenciar times remotos?

Para gerenciar os times remotos da minha agência, eu uso algumas técnicas e aplicativos para me guiar. Antes de mais nada, é preciso ter em mente que será preciso bastante organização e disciplina para manter tudo funcionando.

Compartilho os passos a seguir, e espero que isso possa servir de guia inicial para você criar uma rotina estruturada, ter o controle de tudo, entender o que cada um está fazendo e também criar uma comunicação eficaz e assertiva.

 

1. Defina uma metodologia de trabalho

O primeiro passo para ter sucesso ao gerenciar seus times a longa distância é definir uma metodologia de trabalho clara.

Você pode utilizar metodologias como o SCRUM, onde a equipe define um backlog de atividades que devem ser realizadas e organiza cada etapa em sprints. É feito, então, um acompanhamento compartilhado de tudo o que está sendo realizado, assim todos os integrantes conseguem saber como anda cada etapa e ainda são capazes de desenvolver seus trabalhos de forma independente.

Existem diversas outras técnicas para organização de equipes e fluxos de trabalho e, além disso, você mesmo pode criar sua própria metodologia. O principal é ter em mente que para conseguir gerenciar um time remoto com excelência, você vai precisar ter procedimentos bem claros.

2. Utilize aplicativos e ferramentas para gerenciar fluxos de trabalho

Use a tecnologia a seu favor. Existem diversos aplicativos que ajudam a gerenciar fluxos de trabalho e organizar equipes remotas. Em meu blog pessoal sobre freelancer, cito algumas ferramentas que foram ou são essenciais para o meu negócio e que certamente podem servir para você.

Recomendo que você utilize pelo menos um gerenciador de tarefas como Trello ou Favro. Com eles, você pode criar tarefas, delegar funções, criar checklists, anexar materiais e mais uma infinidade de coisas.

Existem outros diversos aplicativos que vão te ajudar a organizar sua rotina e gerenciar equipes remotas, como o Slack, por exemplo. É uma ótima opção de ferramenta para comunicação, criação de grupos, troca de arquivos etc.

Por aqui nós temos um canal para cada cliente e mais um canal para cada área, facilitando muito a comunicação e mantendo claro todo o processo das atividades.

Ainda usamos o Slack diretamente conectado com o Favro, de modo a automatizar algumas notificações e tarefas.

Não posso deixar de citar também toda a suíte de aplicativos do Google, que te permite gerenciar calendários, guardar e compartilhar arquivos na nuvem, criar apresentações e muito mais. A usabilidade é ótima e sem dúvidas será essencial para organizar e facilitar a gestão dos seus times.

 

3. Defina os valores da sua empresa

Essa deve ser uma das primeiras missões de qualquer negócio que se inicia. Se você ainda não o fez, agora é o momento.

É importante que os novos integrantes da sua equipe entendam o propósito da sua empresa; quais seus ideais, quais os valores que você não abre mão, como eles devem tratar os clientes, colegas, parceiros etc.

Isso ajuda a criar identificação com a sua agência, cria uma conexão mais forte e serve como um guia para que todos os novos integrantes consigam aprender de forma prática e rápida o espírito do seu negócio.

 

4. Tenha uma ferramenta única de comunicação

É importante que toda a comunicação feita com seu time remoto seja centralizada em apenas uma plataforma. Se um pedido de trabalho começa no Skype, passa pelo email e termina no Whatsapp, fica praticamente impossível se achar no meio de tudo.

Portanto, adote uma ferramenta centralizadora. Novamente sugiro o Slack, onde é possível criar vários grupos (chamados #canais) diferentes, conversar diretamente com cada pessoa, trocar arquivos, fazer vídeo-chamadas e muito mais.

 

5. Não se esqueça de dar feedback

Tão importante quanto manter o processo claro e sempre alinhado, é manter uma cultura de feedback na sua agência. É essencial que os seus colaboradores saibam onde estão errando e acertando.

Por isso, crie uma rotina de feedbacks. Se possível, aposte em reuniões periódicas por vídeo para alinhar novas estratégias e repassar um feedback. Não esqueça de sempre citar resultados reais, mostrando números e dados para que o colaborador possa entender o que está dando certo ou errado.

 

6. Tenha foco, força e fé – isso vai ser importante para gerenciar times remotos!

Algumas dicas podem não funcionar especificamente para você, sua agência ou outro tipo de empresa. É preciso testar e avaliar as técnicas e ferramentas que se encaixam melhor. É como diz aquela velha frase que já virou música: você vai precisar de foco, força e fé para gerenciar um time remoto.


Com todas as dicas citadas aqui você vai conseguir se organizar melhor, mas não se esqueça de que este é um processo constante!

Se você já adotou o modelo de trabalho a distância, compartilha nos comentários suas dicas! E se ainda não usa e está pensando em começar, pode pontuar suas dúvidas, vou adorar ajudar!

Este post foi escrito por Sebastian Baltazar, CEO e co-founder da Studio Createam.

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